Nous vivons indéniablement dans un monde numérisé au sein duquel la gestion efficace des documents s’impose comme un enjeu primordial pour les organisations. Qu’il s’agisse de contrats, de factures ou de rapports, la capacité à collecter, organiser et partager ces informations de manière sécurisée et efficiente peut avoir un impact significatif sur la productivité et la compétitivité. C’est là qu’intervient la Gestion Électronique des Documents (GED), une approche structurée qui repose sur quatre étapes clés.
Sommaire
Collecte des documents
La première étape de tout projet GED est la collecte et la capture des documents. Cette phase consiste à rassembler tous les fichiers pertinents, qu’ils soient papiers ou numériques, et à les intégrer dans le système.
Numérisation des documents papier
Comme expliqué dans le guide sur le logiciel GED, pour les documents papier, la numérisation est essentielle. Des scanners spécialisés ou des applications mobiles permettent de convertir rapidement les documents en formats numériques tels que PDF ou TIFF. Les logiciels de capture OCR (reconnaissance optique de caractères) peuvent également être utilisés pour extraire automatiquement le texte des images numérisées.
Importation depuis des sources électroniques
Pour les fichiers électroniques, l’importation peut se faire directement depuis différentes sources :
- courriels ;
- dossiers réseau ;
- applications métier, etc.
De nombreux outils GED proposent des connecteurs prêts à l’emploi pour faciliter cette intégration.
Astuce pratique : Investissez dans un scanner rapide et fiable, compatible avec votre solution GED. Optez pour un modèle capable de numériser des documents recto verso en un seul passage.
Indexation et classement
Une fois les documents capturés, l’étape suivante consiste à les indexer et les classer de manière logique pour une recherche et une récupération faciles. Cette phase implique l’ajout de métadonnées descriptives telles que le type de document, la date, le nom de l’expéditeur ou du client, etc.
De nombreuses solutions GED proposent des fonctionnalités d’indexation automatique basées sur des règles prédéfinies ou l’intelligence artificielle. Par exemple, un système peut automatiquement classer une facture en fonction de son en-tête ou de son numéro de commande.
Le classement des documents s’effectue généralement dans une arborescence de dossiers virtuels, reflétant la structure organisationnelle de l’entreprise ou les processus métier spécifiques.
Astuce pratique : Définissez un système d’indexation cohérent et intuitif dès le départ. Utilisez des champs de métadonnées normalisés pour faciliter la recherche ultérieure.
Stockage et conservation
Une fois indexés, les documents doivent être stockés de manière sécurisée et pérenne. De nombreuses options de stockage sont disponibles, des serveurs locaux aux solutions cloud en passant par les systèmes hybrides.
Le stockage local sur des serveurs ou des NAS (Network Attached Storage) offre un contrôle total sur les données et peut répondre à des exigences de confidentialité strictes. Cependant, cette approche implique des coûts d’infrastructure et de maintenance plus élevés.
Les solutions de stockage cloud, quant à elles, permettent d’externaliser l’infrastructure et de bénéficier d’une mise à l’échelle transparente. Elles offrent également la possibilité d’accéder aux documents depuis n’importe où. Toutefois, la sécurité et la conformité aux réglementations doivent être soigneusement évaluées.
Astuce pratique : Optez pour une solution de sauvegarde redondante, idéalement sur plusieurs sites, pour protéger vos données contre les pertes accidentelles ou les incidents.
Accès et partage
La dernière étape clé de la GED concerne l’accès aux documents et le partage avec les parties prenantes concernées. La plupart des solutions proposent des interfaces web et mobiles conviviales pour rechercher, consulter et annoter les fichiers de n’importe où.
Il est essentiel de définir des rôles et des permissions d’accès appropriés pour garantir la confidentialité des informations sensibles. Certains utilisateurs pourront uniquement visualiser des documents, tandis que d’autres auront la possibilité de les modifier ou de les partager.
Astuce pratique : Utilisez une plateforme collaborative comme Microsoft SharePoint ou Google Drive pour un partage sécurisé des documents au sein de votre organisation ou avec des partenaires externes.
En suivant ces quatre étapes clés (la collecte, l’indexation, le stockage et l’accès), les organisations peuvent mettre en place une stratégie de gestion électronique des documents efficace et pérenne. Cette approche structurée permet de rationaliser les processus, d’améliorer la productivité et de renforcer la conformité réglementaire.
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